Libros Obligatorios.
Los libros contables o obligatorios son el soporte material en la elaboración de la información financiera.
Libros obligatorios son:
a) Libro diario
b) Libro de Inventario y Cuentas Anuales
c) Libro Mayor
La regulación legal de los libros contables esta contenida en el Código de Comercio en los artículos del 25 al 33 ambos inclusive. Algunos de estos artículos son:
Los libros contables deberán ser legalizados en el Registro Mercantil del lugar donde tuviera la empresa su domicilio. (Art. 27)
Todos los libros contables deben ser llevados con claridad por orden de fechas, sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. No se pueden utilizar abreviaturas o símbolos. Las anotaciones deberán expresarse en la moneda nacional. (Art.29)
Los empresarios conservarán los libros y la documentación correspondiente durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. (Art. 30)
El valor probatorio de los libros contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del derecho. (Art. 31)
La contabilidad de los empresarios es secreta, fuera de los casos especificados por la Ley, como la quiebra, podrá decretase la exhibición de los libros cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exposición. (Art. 32)
CONTENIDO DE LOS LIBROS CONTABLES
Dentro del contenido de estos libros destacan los siguientes:
1. Libro Diario
“El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será valida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” (Art. 28)
Tal y como reza el artículo 28 del C.Com, el Libro Diario recoge, por orden cronológico, todos los hechos contables que afectan a la empresa desde el punto de vista económico o financiero.
El objeto de este libro es reunir en él todas las operaciones realizadas por la empresa para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas sintéticamente en los estados contables al final del ejercicio.
Todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo el principio fundamental de la partida doble, Activo igual a la suma de Pasivo y Patrimonio Neto.
En el Diario se cumplirá necesariamente la igualdad siguiente: las sumas de las anotaciones realizadas en el Debe sean iguales a las del Haber.
2. Libro de Inventarios y Cuentas anuales
“El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Art. 28).
Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos los bienes derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.
Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son:
a) El Balance de situación
b) Cuenta de Resultado
sc) La Memoria
d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto
e) Estado de Flujos de Tesorería.
3. Libro Mayor
Recoge información individualizada de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa con todos sus aumentos y sus disminuciones, de esta forma en cualquier momento podemos ver todos los movimientos de la cuenta y calcular su valor para una fecha concreta, su saldo. Este libro debe ir en total concordancia con el libro Diario. Todas las anotaciones realizadas en el Diario pasan a su vez al libro Mayor.
En el libro mayor las cuentas aparecen representadas en forma de “T” donde el lado izquierdo se denomina “DEBE” y el derecho “HABER”.
Libros auxiliares.
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de las actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de Libros Auxiliares
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.
Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como:
Libro de actas
Registro de socios
Libro fiscal
Registro de facturación
Libro de clientes,
entre otros.
